Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов в делопроизводстве

СОДЕРЖАНИЕ
0
16 марта 2019

Целая система норм и правил оформления внутренних актов компании, предприятия и внешних документов называется делопроизводством. Благодаря использованию официальных стандартов можно сделать внутреннюю работу максимально эффективной. Упрощается процесс изучения и переработки бумаг, поступающих от других предприятий или органов.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов по ГОСТу зафиксированы в Федеральном агентстве по техническому регулированию. В 2019 году в силу вступили изменения нормативного акта. Новшества продиктованы тем, что документация стала оформляться намного быстрее благодаря модернизации текстовых редакторов.

О том, что несет ГОСТ оформление документов в 2019 году, описано в этой статье.

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

  • Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
  • Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

  • Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
  • Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

  • Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
  • Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
  • Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
  • Видеодокумент. Создается с использованием видеосъёмки.
  • Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

Правила оформления документов в делопроизводстве

В зависимости от направленности послания:

  • внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
  • внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Оперативно-распорядительная документация создана для того, чтобы в закрепленном формате отображать права и обязанности всех участников процессов внутри организации. Среди ОРД выделяют приказы (акты руководствующего звена), распоряжения (относительно действий внутреннего характера), инструкции (на случай возникновения того или иного процесса), постановления (исполнительная процедура).

Организационно-распорядительные акты: требования и стандарты

ОРД – это официальные документы. К ним применяются утвержденные стандарты оформления и стиля.

К основным параметрам изложения относятся:

  • Краткость. Текст не художественный, основные мысли следует излагать лаконично.
  • Точность в определениях и формулировках. Чем меньше оценочных понятий и неточных вхождений, тем четче будет исполнение наказа или инструкции.
  • Последовательность. Документ должен содержать вступление, основную часть, вывод (если это необходимо).

Согласно правилам ведения документации, создавать ОРД можно в электронной форме или письменной. Пересылаются они в электронной или печатной, размноженной форме по условия делового оборота внутри организации.

Официальный характер обязывает в любом случае нумеровать листы, если их больше двух. Это делается для понимания того, где и какие требования содержатся, а также для исключения недопонимания и упрощения акцентирования внимания на нужной части документа. Например, «указанное требование содержится в п. 34 на стр. 3».

Документ можно писать или печатать с двух сторон листа, но при этом необходимо знать, что соблюдается разница в отступе левого (оборотного правого) края. Это легко сделать с помощью меню «Абзац» в текстовом редакторе Word.

Правила оформления документов в делопроизводстве

К главным моментам оформления текста относится шрифт и междустрочный интервал. Согласно последним рекомендациям, для написания ОРД используется Times New Roman, Calibri или Arial. Допустимые размеры шрифта: 12, 13 и 14. Интервал между строками должен составлять от 1 см. до 1,5 см.

Справочно-информационные акты: оформление

Повседневная документация, которая включает:

  • протокол;
  • предложение;
  • правку.

Все акты подлежат обязательному оформлению согласно ГОСТу (как на предприятиях частной собственности, так и в рамках государственного делопроизводства).

В документе обязательно указывается:

  • название и форма справки;
  • дата выдачи;
  • время выдачи;
  • о чем содержание;
  • внутренняя часть документа;
  • реквизиты;
  • печать и подпись (если необходимо)

Кроме того, применяются стандарты относительно шрифта, отступов, правописания и прочих моментов.

Обратить внимание следует на особенности написания наименования органа или организации, которая выдает акт и правила написания времени выдачи (может быть письменным или устным).

По личному составу: главные правила ведения документации

Бумаги, связанные с личным составом, обязаны не только качественно составляться, но и храниться. Обратить внимание нужно на то, что к таким файлам относятся:

  • трудовые договоры;
  • акты увольнения;
  • отпускные документы;
  • переводы и перемещения на предприятии;
  • премирование сотрудников.

Как правило, документ издается в форме приказа. Он содержит констатирующую и резолютивную части, обязательно визируется должностными лицами.

Есть требования к хранению. Документ должен храниться в специальном архиве отведенное количество времени (75 лет).

Любые нарушения делопроизводства в данном случае могут привести к отмене самого решения, поэтому подходить к делу следует со всей скрупулезностью.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Особо следует обратить внимание на требование ГОСТа относительно адресата. Здесь указываются:

  • полное наименование должности;
  • орган, который издает приказ;
  • ФИО;
  • при необходимости сокращенное название организации.

Правильное оформление документа гарантирует адекватное его понимание и создает нужные юридические последствия.

Какие форматы бумаги используют в делопроизводстве: практика

Выбор бумаги – важная задача, ведь это фактор точности и эффективности распределения размера будущего акта, экономии материально-технических средств.

Потребительская бумага существует в трех основных форматах: А, В, С. Конечно, все с детства знают о популярном разделе А. На нем основано 99,9% всего делопроизводства. Сам раздел включает еще несколько видов бумаги по размеру.

Согласно установленным правилам:

  • А3 – это исключительный размер бумаги (297*420). На таком макете разрешается выполнять большие диаграммы, макеты и таблица ГОСТ;
  • А4 – наиболее распространенный размер, подходящий для документов любой правовой формы;
  • А5 – сходный с А4 формат, предназначен для распорядительных актов;
  • А7 – может использоваться исключительно для справок, карточек или этикеток.

Требования предъявляются и к полям: правому и левому, верхнему и нижнему. Отступ в 20 мм, кроме нижнего (10 мм), считается правильным. Текст при этом смотрится равномерно, удобно. Оформление касается и титульного листа.

Важно помнить правило относительно нумерации страницы.

Главное, чтобы подходящим было и качество бумаги. Иногда отсыревшие листы могут не воспроизводить чернила или портить устройство принтера. ОРД и информационные документы следует создавать без помарок или искажений, опечаток, которые могут повлиять на понимание смысла акта.

Требования к оформлению документов ГОСТ

Официальные условия, указанные НПА, нужно соблюдать, чтобы при проверке делопроизводства к действующим материалам предприятия и архивным данным не было претензий.

Проанализировав официальный текст ГОСТа, можно выделить основные тезисы:

  • технические данные оформления;
  • важные аспекты содержания и терминологии;
  • примеры правильности применения советов;
  • список значимых реквизитов.

Вся информация важна для каждой сознательной организации, ее руководства и сотрудников.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Основные данные по технической карте:

  • параметры страницы (размеры);
  • шрифт и его размер;
  • междустрочный интервал;
  • заголовок;
  • абзацы и нумерация страниц.

Если текст составляет государственный орган, то он обязан быть на российском языке и сопровождается гербовой печатью.

Параметры страницы

Основные правила технического характера просты и встроены в современные текстовые редакторы. В любом случае их необходимо проверять.

  • Отступ. С каждой стороны должно быть нужное расстояние от ее начала, которое ничем не занимают. Стандартный вариант: слева, справа и сверху – это 20 мм, а снизу – 10 мм. Практическая целесообразность состоит в приятном осязании документа визуально.
  • Ориентация документа. Он может быть как книжный, так и альбомный. Очень удобна такая настройка при печати, если все не помещается на одном листе, или вследствие применения книжного формата искажается суть и форма изображения, его масштаб, разметка и прочее.

Если следует использовать формат А3 или А5, то лучше создавать электронный документ с этой настройкой сразу, иначе впоследствии придется совершать редактирование.

Кроме того, формат шрифта (лучше использовать общеизвестные варианта) и его размер тоже имеют значение.

Используемый шрифт в документах: названия и размеры

Times New Roman – шрифт, который начал использоваться еще в середине ХХ века при оформлении печатной продукции. С тех пор считается основным в делопроизводстве. Из достоинств этого варианта выделяют читабельность. Действительно, текст выглядит равномерным и в меру официальным.

Ариал – еще один шрифт без засечек, который может использоваться в официальном делопроизводстве. Начало было положено в 80-е годы прошлого века. Обычно текст имеет полужирную структуру, удобную для чтения больших документов. Выделяют несколько подвидов.

Verdana – официальный шрифт «Майкрософт», который был создан по запросу компании. Считается классическим, подходящим для оформления простых документов. Чаще всего используется при подготовке заявления, рефератов и резюме. Применяет засечки в ряде букв и цифр.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Существует несколько видов шрифта Calibri. Все применяются в делопроизводстве. Символы становятся угловатыми, что, по словам исследователей, позволяет лучше концентрироваться на тексте. На сегодняшний день используется как шрифт по умолчанию в большинстве текстовых редакторов.

Из размеров предпочтительнее 12,13 и 14 (редко 15).

Межстрочный интервал: задача и применение

Интервал между строками в документе имеет свой стандарт.

При официальной форме листа используется межстрочный интервал в 1-1,5 см. Очень просто установить его в редакторе «Ворд». Основное меню уже имеет ссылку межстрочного интервала. При ее нажатии можно быстро определить, на каком размерном ряде придется работать. Если документ пишется от руки, то потребуется специальная подкладка «зебра», которая имеет несколько видов в зависимости от интервала.

Такой элемент служит для того, чтобы каждый ряд слов выделялся и был максимально удобен для чтения.

Оформление заголовков: правила вставки и содержания

Обязательно необходимо вставлять заголовки. Обозначается ими каждый раздел и подраздел. Заголовок выставляется в зависимости от ширины текста по центру или с примечательным отступом.

Он обязательно отмечается формулировкой «О …» или «Об …». В нем концентрируется основное содержание будущего текста.

Заголовок может быть выделен жирной курсовой формой для привлечения большего внимания.

Абзац: правила и задачи применения

Необходим для разбивки текста по техническому и лингвистическому смыслам. Каждый абзац может выражать следующую или сопутствующую мысль.

В большинстве текстовых редакторов настройки абзаца выставлены автоматически, но если этого не предусмотрено, то очень просто прибегнуть к автоформату.

Для официальных материалов абзацный отступ – 1,25 см. Поля при этом не учитываются. Без абзацев текст будет иметь несуразную, монолитную конструкцию, которая вряд ли станет приятной для чтения.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Нумерация страниц: правила и задачи применения

Основная задача инструмента по нумерации страниц состоит в том, чтобы структурировать документ при большом количестве материала. Листы не должны путаться, как и смысл, поэтому добавляется указание номера страницы.

Выставляется число сверху страницы, нумерация идет со второго листа, но титульный обязательно учитывается. Для оформления подходят арабские цифры.

Важно, что приложения документа тоже должны быть пронумерованы, но их подсчет ведется отдельно от основного документа.

Таким образом, правила оформления документа должны соответствовать стандарту ГОСТ. Такой подход обеспечивает хорошую читабельность и упрощает деловой оборот между предприятиями и внутри каждого отдельно.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит