Как правильно написать письмо

Каждый грамотный человек должен знать, как вести переписку. Умение составлять, а затем рассылать сообщения друзьям, партнерам, клиентам и незнакомым людям пригодится в жизни. Цель любого письменного послания – донесение до собеседника информации.

На что обратить внимание при составлении?

Письма не должны содержать грамматических, стилистических, пунктуационных ошибок. Подобные недочеты заставляют задуматься о компетентности автора послания, что негативно сказывается на репутации. Деловые сообщения отличаются от стандартных правилами написания:

• особой стилистикой изложения;
• лаконичностью, отсутствием эмоциональности;
• краткостью;
• наличием официального обращения, соблюдением служебной субординации.

Деловое письмо составляется на официальном бланке или листе бумаги формата А4, содержащем название и реквизиты компании, адрес ее фактического расположения, номер телефона и факс, а также печать. Оно может быть как написано от руки, так и напечатано на ПК. При наборе электронного письма используется шрифт средней величины. В тексте отсутствуют выделения жирным и курсив, восклицания, смайлики. Некоторые письма не требуют ответа, а другие призывают к нему.

Информационное послание имеет своего адресата. Сведения, указанные в нем, должны быть свежими и достоверными, полными и беспристрастными. В электронном сообщении необходимо написать заголовок и тему послания. Личные сообщения пишутся в свободной форме. Они не требуют официального обращения, но и здесь нужно соблюдать субординацию – на “ты” можно общаться только с близкими друзьями.

Рекламные послания нередко бывают обезличенными. Они рассказывают об акциях, проводимых какой-либо компанией, или выгодном предложении.

Начало письма

В начале письма не нужно делать долгого вступления. Рекомендуется начать с вежливого приветствия и сразу приступать к сути проблемы. Обращаться к собеседнику необходимо уважительно по имени и отчеству или только по фамилии. В конце личного обращения ставится восклицательный знак.

После прочтения преамбулы адресату должны быть понятны причины создания такого послания. Первый абзац должен донести до читателя основную мысль, содержащуюся в тексте.

Основная часть

Основной текст можно разместить в “теле” электронного письма или прикрепить его в виде вложения. Здесь необходимо передать:

• цель послания, его основной смысл;
• главную мысль.

Изложение должно быть строго официальным или нейтральным. Писать письма такого типа следует, рассказывая о существующей проблеме и описывая возможные способы ее решения. Если предъявляется жалоба, нужно настоять на принятии некоторых мер, способствующих разрешению ситуации. Предлагая свое сотрудничество, необходимо рассказать обо всех вариантах совместной работы.

Для удобства нужно разделить текст на несколько абзацев, так читателю будет легче изучить информацию и сделать выводы. Аргументы можно подкреплять доказательствами, но послание не должно содержать личное мнение человека, его составлявшего, вместо этого необходимо кратко и сухо излагать все обстоятельства. Благодарственное письмо писать нужно по-другому – в нем следует перечислить все заслуги получателя, похвалить его и выразить личную благодарность. Можно оформить такое послание в виде поздравительной открытки.

Составление письма с гарантиями направлено на то, чтобы настроить человека на плодотворное сотрудничество. Здесь автор рассказывает своему собеседнику, что будет сделано для него лично, гарантирует, что обещания будут выполнены.

Завершение письма

Грамотное письмо содержит логическую концовку. Следует сделать краткие выводы по рассматриваемой теме. Здесь можно обратиться к адресату с просьбой или извиниться перед ним за какие-либо причиненные неудобства. Попрощаться с собеседником необходимо в максимально вежливой, официальной форме. В конце следует написать собственные фамилию, инициалы, поставить подпись. По своему усмотрению можно указать дополнительные способы связи – номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип компании.

5 главных ошибок при написании письма

Не рекомендуется прибегать к автоматическим рассылкам и высылать одинаковые копии нескольким собеседникам. Отправляя email, не нужно нажимать на кнопку “Ответить всем” – это не принесет пользы ни в деловой, ни в личной переписке.

Следует написать в письме ту информацию, которую желает узнать собеседник. Если ответа на поступивший запрос не последует, оппонент воспримет это как неуважение к собственной персоне или безразличие.

Не стоит прикреплять к посланию пометку “Срочно”. Если отправителю нужно уточнить какую-либо информацию, он может связаться с адресатом лично, позвонив ему. Иначе у собеседника сложится впечатление, что к нему проявляют неуважение, избегая прямого контакта.

Во время переписки следует избегать отрицаний “нет”, “не могу”, “не буду”. Нужно стараться как можно меньше концентрироваться на негативных ситуациях при написании послания.

Не нужно использовать шаблоны при оформлении писем. Такие “роботизированные” ответы оставляют не самое лучшее впечатление.

Образец написания письма

Письмо должно состоять из нескольких смысловых частей:

1. Обращения.
2. Вступления.
3. Основной части.
4. Заключения.
5. Предупреждения.
6. Итоговых формулировок, написанных в рамках этикета.

Пример такого послания:

“Здравствуйте, Иван Иванович! Данным письмом сообщаем Вам, что согласно постановлению Арбитражного суда города Санкт-Петербурга от __.__.____ года N ___ вы признаны банкротом. Сумма задолженности предприятия ОАО “_______”, директором которого вы являетесь, составляет 100000 руб. Просим Вас письменно сообщить нам о сроках погашения долга. В случае отказа мы будем вынуждены обратиться в судебные органы с просьбой принудительного взыскания задолженности. Помощник руководителя Шемето С. А.” После инициалов ставится подпись.