Деловая переписка

Как правильно вести деловую переписку

СОДЕРЖАНИЕ
0
28 апреля 2019

Деловая переписка – важная составляющая делопроизводства. Правильно составленные документы увеличивают шанс заключения сделки, поддерживают успех компании, указывают на грамотность и компетентность сотрудников. Письма подразделяются на несколько групп, но каждое в отдельности должно соответствовать установленным правилам.

Какие бывают виды деловых писем?

Существует несколько видов деловой переписки:

  1. По типу носителя – электронная и бумажная.
  2. По важности – неофициальная и официальная переписка.
  3. По назначению – внутренняя и внешняя. Первая предназначена для обмена какой-либо информацией внутри одного предприятия (например, между подразделениями). Внешняя подразумевает отправку на сторону.

Также существует классификация по содержанию. Письма могут быть:

  • благодарственными;
  • поздравительными;
  • гарантийными;
  • пригласительными;
  • извинительными.

Сюда же относятся соболезнования, коммерческие предложения, торговые соглашения, запросы и требования. Этикет составления каждого из этих писем имеет свои особенности.

Деловая переписка

Правила делового письма

Большинством компаний разработаны официальные бланки делового письма. Внешний вид этого документа, а также нормы его заполнения должны быть обозначены в инструкции по делопроизводству или прописаны в приказе по организации.

Если такого бланка в организации нет, то письмо составляется по правилам, утвержденным ГОСТ в 2003 году “Требования к оформлению документов”. Бланк должен содержать следующую информацию:

  • официальное наименование организации;
  • номера контактных телефонов, факса;
  • юридический и фактический адреса;
  • адрес электронной почты;
  • адрес сайта (при наличии).

При необходимости этот перечень можно сократить или дополнить. Бланк письма необходимо оформлять по следующим правилам:

  1. Границы страницы: 20 мм – верхняя, нижняя и левая, а правая – 10 мм.
  2. Необходимо проставлять нумерацию страниц в том случае, если письмо составлено на нескольких листах. Нумерация должна стоять посередине в верхней части листа.
  3. Приложения нумеровать отдельно.
  4. В верхнем левом углу проставляется дата и номер исходящего документа.
  5. В правом верхнем углу прописываются данные адресата (должность, ФИО, наименование организации и почтовый адрес). В левом нижнем углу прописывается та же информация об отправителе.
  6. Внизу размещается дата и подпись. Если подписывает документ один человек, а печатает или пишет другой, то ниже указываются данные об исполнителе (фамилия и инициалы, контактный телефон).

Иногда реквизиты организации размещаются не в углах, а в центральной части.

Письмо состоит из 3 частей:

  1. Вступление, где обозначается цель составления этого документа.
  2. Содержательная часть, которая включает подробное описание ситуации, варианты решения проблемы, выводы.
  3. Заключительная часть, в которой подводятся итоги всего вышеизложенного, а также обозначаются действия, которых ожидают от адресата.

Специалисты в области делопроизводства рекомендуют придерживаться правила – в одном письме указывать только 1 цель. Не следует включать лишние слова и фразы, не имеющие отношения к делу. Быстрое письмо, которое, отправляется по электронной почте, может содержать только 1 часть, включающую в себя приветствие, цель и итоги.

Стиль делового общения

Есть 2 требования, которые предъявляются к любому типу делового послания, – это емкость и краткость. В деловой переписке главное – это не красивые фразы, а четко сформулированные цели и задачи. Приоритетными должны быть глаголы, а прилагательные лучше свести к минимуму. Фразы должны быть понятными и краткими. Не следует злоупотреблять причастными и деепричастными оборотами.

Неуместными будут уменьшительно-ласкательные выражения, жаргон, сокращения (не считая общепринятых), смайлики и какие-либо непонятные символы.

Деловая переписка

Обращение в деловом письме

Начало письма должно содержать приветствие. Лучше использовать слово “здравствуйте”, а не “доброго времени суток”. Затем обязательно идет обращение в деловом письме. Если послание адресовано человеку, то прописывается его имя и отчество (при наличии). Когда оно предназначается для группы людей, можно написать “уважаемые коллеги”. Популярными фразами деловой переписки являются: “уведомляем вас”, “доводим до вашего сведения”, “просим пояснить”, “благодарен”, заранее благодарю”.

Оформление делового письма

Особенное внимание следует уделить оформлению текста. Не рекомендуется пренебрегать важными моментами:

  1. Корректно заполнить тему.
  2. Поставить подпись в завершении.
  3. Если составляется ответ, то лучше процитировать вопросы, на которые дается ответная информация.

Это не является обязательным условием, но электронные письма и их печатные варианты должны быть написаны шрифтом Times New Roman 12 кеглем для таблиц и 14-м для текста. Интервал между строками должен составлять 1,5-2 мм.

Ошибки в деловой переписке лучше не допускать. Если уже после отправки выявилась синтаксическая или пунктуационная ошибка, то предпринимать в этой ситуации ничего не следует. Если ошибка касается содержания послания, то ее необходимо исправить и дать незамедлительные пояснения в следующем письме, чтобы не допустить путаницы.

Отправить составленное послание можно 3 способами:

  • через почту;
  • через электронную почту;
  • или при помощи факса.

В двух последних случаях информация дойдет до адресата практически моментально. У почты существуют сроки, но чтобы не волноваться о доставке, следует оформить дополнительную услугу – уведомление о получении.

Деловая переписка

Пример делового письма

ООО “Дубрава” Руководителю ООО “ПродуктСервис”

г. Пермь, ул. Орджоникидзе, д. 35, корп. 1, офис 17 Разбежкиной О. М.

тел.: 8(342)2-18-26

Уважаемая Ольга Максимовна!

Приносим извинения за задержку оплаты счетов-фактур по договору №139 от 10.01.2019 года. Гарантируем, что переведем всю сумму в срок до 01.04.2019 года. Задержка оплаты произошла не по нашей вине (в связи с техническим сбоем банк не обрабатывает платежные поручения). Просим не принимать мер по принудительному взысканию денежных средств и не обращаться в судебную инстанцию. Спасибо за понимание!

С уважением руководитель ООО “Дубрава” Райберг А. А.

Комментировать
0